Şirket Maili Açma, Şirket Maili Nasıl Açılır? İnfo Mail Açma

Profesyonel bir şirket yani bir işletme kurulumu gerçekleştirdikten sonra herkesin web sayfası ve alan adı ile birlikte bir mail sahibi olma fikri yer almaktadır. İnfo maili gibi isimlere sahip olan şirket mailleri, bir şirket veya şahıs olarak kurumsal bir yapıya sahip olduğunuzu gösterir. 

Önemli bir yeri bulunması ile birlikte şirket mailinin nasıl açılacağı, nasıl oluşturulacağı, ihtiyaçların ne olduğu, maliyeti, kullanımının nasıl sağlanacağı, mobil cihazlarda nasıl kullanılacağı ve diğer mail adresleri ile nasıl entegre edileceği gibi tüm konularda öncelikle adım adım bilgi sahibi olmanız gerekir. İşte bu noktada Atak Domain olarak size eksiksiz bir rehber hazırlamaya çalıştık.

Şirket Maili Açmanın Faydaları Nelerdir?

İster freelance bir çalışan olun ister kurumsal bir işletmeye sahip olun müşterilerle kurduğunuz iletişimlerde bir şirket maili daha resmi ve güçlü bir yapıya sahip olduğunuzu gösterir. İş iletişiminde hukuksal problemleri engelleyecek ve resmi bir hale getirecek şekilde mail ile haberleşmek her zaman fayda sağlar. Bu noktada da profesyonel bir şirket maili, kurumsal amacınız ile birlikte bu iletişimin hem güvenilir hem de tamamen kurumsal yapıda olmasını sağlar.

Kurumsal imajınız açısından şirket maili kullanmak yerine ücretsiz olarak Google ya da Yahoo gibi bir servis üzerinden mail kullanmak çok doğru olmayacaktır. Bu tarz mailler kurumsal olmadığı gibi suiistimal edilebilir, kontrol etmesi zor olur ve aslında tam anlamı ile güvenli olmayacaklardır.

Bir şirket maili sahibi olduğunuzda; 

• Müşterileriniz ile kurumsal mail üzerinden güvenilir görüşmeler yapabilir,
• Dolandırıcılıkların önüne geçebilir,
• Yasal zorunlulukları yerine getirebilir,
• Her departman için istenilen sayıda aynı uzantı ile kurumsal mailler alabilir,
• Tek platform üzerinden tüm şirket iletişimini takip edebilirsiniz.

Bu yapı şirketler içerisinde kurumsal olarak kullanılırken, freelance çalışanlar açısından da isim-soy isim mail alma gibi avantajlı bir şekilde tercih edilebilir. Bu sayede rakipleriniz karşısında daha güvenilir bir kimlik kazanırken, daha iyi bir iletişim avantajı da elde edebilirsiniz.

Şirket Maili İçin İhtiyaçlar Nelerdir?

Bir şirket mailine sahip olmanız için öncelikle adınıza domain kaydı gerçekleştirilmiş bir web sayfası gerekecektir. Yani şirket maili için tek ihtiyaç bu web sayfası olmakla birlikte bu web sayfasının açılması açısından da elbette ki bir domain kaydı yapılmış olması ve dosyalarınızın saklanacağı bir hosting hizmeti alınmış olması gerekir. 

Domain sahip olduğu uzantı ile birlikte internet tarayıcılarında ki adres satırına yazılan web sayfası isminiz olarak bilinmektedir. Bir adres, şirketlerin veya kişilerin isim bilgileri ya da istenilen anahtar kelimeler ile oluşturulmalıdır.

Hosting aldığınızda ise bu web sayfasının tüm dosyalarını barındıracak ve kullanıcılar tarafından ulaşılmasını sağlayacak bir depolama alanı elde edilir. Bunun yanında hosting 7/24 gerçekleştirdiğiniz mail iletişimi için yazışmaların saklandığı ve ulaşıldığı servisi sağlar.

Şirket Maili Ne Kadara Mal Olur?

Bir şirket mailine sahip olmak istediğinizde, elbette ki yapacağınız tüm işlemler ve karşılayacağınız ihtiyaçlar için bir maliyet ortaya çıkacaktır. Şirket maili, info mail veya ad-soyadı mail gibi farklı ifadelere sahip olan bu e-posta kullanımı için sadece bu konuda hizmet alabileceğiniz platformlar bulunduğu gibi bahsedildiği şekilde bir domain ve hosting alarak kendi web sayfanız sayesinde de bu mail kullanımına ulaşabilirsiniz. Bu noktada Atak Domain üzerinden gerçekleştirebileceğiniz işlemlerde olduğu gibi seçtiğiniz domain ve hosting paketleri ile ödediğiniz maliyet karşısında sonraki süreçte de istediğiniz kadar şirket maili sahibi olabilirsiniz.

Bu noktaya kadar gereklilikleri, önemi ve maliyeti gibi ayrıntıları değinilmiş olması ile birlikte bir şirket maili sahibi olmanız için yapacağınız işlemler adım adım bir sonraki aşamada anlatılacaktır. Yani bu çerçevede;

• Şirket maili için web sayfası oluşturma amacıyla domain ve hosting alma
• Mail için hesap kurma
• Şirket maili hesabına ulaşım
• Şirket mailini masaüstü uygulamalarında kullanma
• Şirket mailini Gmail üzerinden kullanma
• Şirket mailini Outlook üzerinde kullanma
• Şirket mailini akıllı telefonlarda kullanma adımları üzerinde durulacaktır.

Şirket Maili İçin Domain Ve Hosting Alımı

Bir şirket maili sahibi olmak istediğinizde yapacağınız en önemli adımlardan birisi öncelikle bir web sayfası sahip olmalıdır. Bu açıdan bir web sayfası kurulumu gerçekleştirmek için öncelikle şirketiniz veya şahsınız için bir domain belirlemeniz ve bu domaini adınıza kayıt etmeniz gerekecektir. 

Domain kayıt işlemlerini Atak Domain üzerinde gerçekleştirdikten sonra aynı anda seçtiğiniz hosting paketi ile birlikte bir yıl veya daha uzun sürede kiralama işlemleri yapılarak, bir web sayfası kurulumu için gereken tüm ihtiyaçlar elde edilebilir. Bu noktada hem domain hem de hosting açısından Atak Domain sayesinde çok uygun rakamlar ile ihtiyaçlarınızı karşıladıktan sonra bir sonraki aşama için artık bir web sayfası kurulumu yapmanız gerekecektir. 

Mail İçin Hesap Kurma

Domain ve hosting alım işlemleri sonrasında bir mail kurulumu gerçekleştirmek için öncelikle hosting üzerinde cPanel tarzında bir yönetim sistemi kullanılmalıdır. Hosting hizmetleri sayesinde bu panel kurulumu kolaylıkla tamamlandıktan sonra isteğe bağlı olarak hosting üzerinde bir WordPress kurulumu gerçekleştirilebilir. Ancak mail kurma aşamasında ilk noktada WordPress kurulumu yapılmamış olsa dahi mail kurma aşamasına devam edebilirsiniz. 

Eğer satın aldığınız domain ve hosting ile birlikte WordPress kullanımı sayesinde istediğiniz tema ile bir web sayfası sahibi olmak istiyorsanız, bu konuda da blog, haber sitesi veya e-ticaret sitesi gibi sayfaların kurulumunu sonrasında da yapabilirsiniz. Fakat ilk noktada Atak Domain kullanıcı hesabınız üzerinde sahip olduğunuz domain ve hosting paketine ulaşarak, bu domain için hosting üzerine cPanel kurulumunu tamamlayıp, bir sonraki noktada mail kurulumuna geçebilirsiniz.

CPanel kurulumu tamamlandıktan sonra bu paneli istediğiniz kullanıcı adı ve şifre atamasını yaptıktan sonra artık giriş gerçekleştirdiniz panelde mail kurulumu yapabilirsiniz. CPanel yönetim paneli üzerinde info mail açma açısından alt kısımlarda bulunan “e-posta” başlığına giriş yapılarak burada, “e-posta sihirbazı” vasıtasıyla istediğiniz mail isimlerini kullanarak, belirtilen alan adı uzantısı ile mail adresleri belirleyebilirsiniz.

CPanel “e-posta servisi” sayesinde örneğin [email protected] gibi veya [email protected] gibi mailler ya da [email protected] tarzında şirket veya kurumsal mailleri açabilirsiniz. Mail adresi isimlerini belirledikten sonra mutlaka güvenilir şifreler üretmeli ve mailbox kotası sayesinde hesapların veri boyutlarını belirlemelisiniz.

Seçtiğiniz hosting paketinde örnek olarak 5 GB bir alanınız yer alıyorsa ve bir site kurulumu için 2 GB kullanacaksanız, kalan 3 GB açısından düşünüldüğünde ortalama 10 adet mail adresi kullanacaksanız, her mail adresi için 250 MB gibi bir kota kullanmayı tercih edebilirsiniz.

Şirket Mail Hesabına Ulaşım Sağlanması

Kolaylık ile kurulumunu gerçekleştirdiğiniz şirket maili hesaplarınıza erişim işlemlerini de yine bilgisayarlar veya telefonlarda internet bağlantısı ile tarayıcı üzerinden kolaylıkla yapabilirsiniz. Bu özel mail adreslerine Outlook gibi masaüstü uygulamaları veya akıllı telefonlarda bulunan mail uygulamaları sayesinde çok kolay bir şekilde ulaşılabilir. Hatta bu adresler Gmail veya Outlook gibi servisler ile bağlantılı şekilde de kullanılabilir.

Örnek olarak internet tarayıcısı üzerinden şirket mailine ulaşmak istediğinizde, adres satırına öncelikle domain bilginizi yazarak sonuna “:2096” (benimsirketim.com:2096) eklemeniz sayesinde direkt olarak maile ulaşılabilir. Çünkü kullanılan bu adres satırı, sayfanızın cPanel mail yönetimine ulaşmanızı sağlar.

Şirket Mailini Masaüstü Uygulamalarında Kullanma

CPanel vasıtası ile şirket mailinize internet tarayıcısı üzerinde kolaylıkla ulaşabilseniz de size gelen mailler hakkında bildirim alma imkanınız bulunmaz. Bu nedenle bilgisayarlarda masaüstü uygulamaları yani Outlook, Postbox veya Live Mail gibi uygulamaları kullandığınızda bu sorunu çözebilirsiniz.

Yine cPanel üzerinden şirket mailine ulaşmak için internet tarayıcısı adres satırına önce domain sonra sonuna da :2096 yazılarak mailinize ulaşabilirsiniz.

Sonraki aşamada sağ üst kısımda mail adresinin yanında açılan menü içerisinde “posta istemcisi yapılandırma” seçeneği bulunacaktır. Bu seçenek ile birlikte açılan liste içerisinde istenilen uygulamalarda mail kurulumu yapmak için “hesap ekle” işlemi yapılabilir. 

Seçtiğiniz masaüstü uygulaması genellikle “otomatik keşif” veya “oto yapılandırma” özelliğine sahip olduğu için direkt olarak tıkladığınızda, mail bilgilerinizi girerek hesap kurulumu yapabilirsiniz. Eğer seçilen uygulamada otomatik keşif veya yapılandırma yer almıyorsa, SSL/TLS üzerinden IMAP veya SSL/TLS üzerinden POP3 seçenekleri vasıtasıyla açılan pencerede bilgisayara indirilecek yapılandırma dosyası kullanılarak otomatik yapılandırma sağlanabilir.

Şirket Mailini Gmail Üzerinde Kullanma

Bugün en büyük şirket sahiplerinden en zengin ve en ünlü kişilere kadar herkes bir Gmail hesabına sahip olduğu için bir kurumsal şirket maili açılışı yapsanız dahi bu hesabı Gmail üzerinde kullanmak isteyebilirsiniz. Bu sayede aldığınız tüm mailleri Gmail hesabı üzerinden görmeniz ve yine Gmail üzerinden yanıtlamanız mümkün olacaktır.

1. Bu işlem için yine internet tarayıcısında sonuna :2096 yazarak mail sayfanıza ulaştığınızda, yine sağ üst köşeden “posta istemcisi yapılandır” seçeneği ile açılan menüde sayfanın en altında yer alan “Mail Client Manuel Settings” başlığına giriş yapılır.
2. Girdiğiniz sayfada en altta Secure SSL/TLS Settings kutusu açıldığında bu sayfada şirket mailinizin yapılandırma bilgileri yer alacaktır. Bu sayfanın tarayıcıda ayrı bir sekmede açık kalması size yardımcı olacaktır.
3. Ardından Gmail hesabını açtığınızda, Gmail’de sağ üst köşede “çark” işaretine tıklayarak, “ayarlar” ve ayarlar içerisinde de “hesaplar ve içe aktarma” sekmesine geçiş yapılır. Bu sekmede şirket mailinden gelen postaların Gmail hesabında görünmesini sağlayabilirsiniz. 
4. Açılan sayfada “diğer hesaplardaki postaları kontrol et” bölümüne girerek “posta hesabı ekleyin” sekmesine tıklamanız gerekir.
5. Yine bir sonraki pencerede de “e-posta adresi” kısmı görülecektir ve buraya şirket mailinizi doğru uzantıyla yazarak, “sonraki” ile açılan sekmede “diğer hesabımdaki e-postaları içe aktar POP3” işaretlemesi yapmanız ile kayıt sağlanacaktır.
6. Yaptığınız bu kayıt ile karşınıza çıkan bir sayfa üzerinde sizden yapılandırma bilgileri talep edilir. Daha önce şirket maili yapılandırma sayfasının açık bıraktığınız için bu sayfada “genel sunucu” bölümünde yer alan tüm bilgileri Gmail üzerinde açılan panele girdikten sonra “hesap ekle” işlemine tıkladığınızda, onay vererek son aşamaya gelebilirsiniz.
7. Son aşamada alt kısımda şirket veya departman ismini yazabilir ve takma ad olarak davran kutucuğunda ki onay işlemini kaldırarak ilerleyebilirsiniz. 
8. Bu noktada da artık Gmail üzerinden şirket mail postalarını gönderebilmeniz için yine ilk sayfada açılan yapılandırma bilgilerini eksiksiz şekilde girerek Gmail hesabınıza gelen onay kodunu tanımlamanız ve ardından tüm kayıt işlemlerini bitirmeniz gerekecektir.
9. Son noktada yine Gmail “ayarlar” bölümüne girdiğinizde, “hesaplar ve içe aktarma işlemi” sekmesi altında postaların hangi adresten gönderileceğini seçmeniz önemlidir. Bu sekme altında “postaları şu adresten gönder” bölümüne giriş yaparak ileti yanıtlaması sırasında “iletinin gönderildiği adresten” yanında seçeneği işaretlenir.

Şirket Mailini Outlook Üzerinde Kullanma

Gmail aracılığı ile şirket maili kullanımı gerçekleştirebileceğiniz gibi Microsoft Outlook sayesinde de aynı yapıyla mail alabilir ve gönderebilirsiniz. Bu işlemi gerçekleştirmek için de yine sırası ile

1. Tarayıcıda şirket mailinizi “:2096” yöntemi ile açma ve sonrasında yapılandırma bilgilerine ulaşma işlemini yapmanız gerekecektir.
2. Sonrasında Outlook hesabı açılarak, sağ üst köşedeki “çark” simgesine tıklayıp, “seçenekler” sekmesinde giriş yapmanız ve “hesaplar: bağlı hesaplar” adımını izlemeniz gerekir.
3. Açılan sayfada “diğer e-posta hesapları” bölümüne giriş yapıldığında, alt bölümde bulunan “hesap ayarlarını kendiniz yapılandırın” kutusu işaretlenmeli ve “tamam” butonuna basılmalıdır.
4. Yapılan işlem ile birlikte sonraki sayfada üç seçenek arasından “POP/SMTP bağlantısı ayarları” tercih edilerek yine tamama basılır.
5. Açılan sonraki sekmede hesap bilgileri doldurulduktan sonra “içe aktarılan e-postaların depolama alanını” ve “iletilerin bir kopyasının sunucuda kalması” sekmelerini işaretleyebilirsiniz.
6. Sonrasında yine Gmail işlemlerinde olduğu gibi yapılandırma bilgileri talep edildiğinde, önceden açtığınız yapılandırma sayfasındaki bilgileri buraya tam olarak girerek, “tamam” butonuna basabilirsiniz.
7. Son adımda karşınıza çıkan ekranda posta hesabının bağlandığını gördüğünüzde “tamam” butonuna tıklayarak, artık Outlook üzerinden şirket maili kullanabilirsiniz.

Şirket Mailini Akıllı Telefonlarda Kullanma

Bugün insanlar telefon iletişimi ve mesaj iletişimlerinde olduğu gibi mail iletişimlerinde da artık akıllı telefonlar üzerinden işlem yapmayı seçmektedir. Bu nedenle sahip olduğunuz şirket maili veya ad-soyadı mail hesaplarını akıllı telefonlarda da yine telefon içerisinde kurulu olan Outlook uygulaması ile kullanılabilir bir hale getirebilirsiniz.