İngilizce E-mail Nasıl Yazılır? İngilizce E-mail Örnekleri

İş dünyasında ve sosyal hayatta iletişimin temelleri değişmiş olsa da e-posta servisleri halen özellikle kurumsal yapı için büyük bir gereklilik oluşturmaktadır. Bilhassa kurumsal iletişimde gerek yerel gerek uluslararası iletişim gerçekleştirirken, e-mail sayesinde daha fazla resmi ve kayıtlı bir iletişim kurmak mümkündür.

E-mail üzerinden iletişim gerçekleştirirken de bilhassa iş açısından yaptığınız gönderim/alımlarda üslubunuz ve kullandığınız tavır karşı tarafta ortaya çıkacak algıyı değiştirecektir. Genel kapsamda da iş hayatında e-mail yazmak, çok hassas ve önem verilen bir konuyken, hele bir de uluslararası iletişim için İngilizce e-mail yazmak daha fazla özen gerektirir.

Bir e-mail göndermek istediğinizde, karşı tarafın kimliğini, gönderinin amacını ve gönderinin yapısını iyi çözümlemek önemlidir. Çünkü samimi olduğunuz bir insana farklı ve resmi konumda bulunan bir insana farklı bir yapı ile mail göndermeniz gerekir. Bu genel ayrıntılarla birlikte Atak Domain olarak sizin için İngilizce e-mail yazma açısından bazı incelikler üzerinde durduk ve bu konuda gereken kalıplar, standart cevap metinleri ve örnekler ile bir rehber hazırlamaya çalıştık.

İngilizce Mail İçin Sık Kullanılan Kalıp Cümleler

Bir maili İngilizce hazırlamak istiyorsanız; giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinde bazı kalıplardan yararlanmanız doğru olacaktır. Bu konuda aşağıda liste şeklinde sunulmuş bu kalıpları inceleyerek, sık sık kullanacağınız bir hale getirebilirsiniz.

İlk olarak resmi anlamda kullanabileceğiniz kalıplara değineceğiz. Bu listede öncelikle kullanacağınız İngilizce ifadeler ve sonrasında da Türkçe karşılıkları yer alacak. 

Eğer karşınızda tanıdığınız veya tanımadığınız sadece iş ilişkiniz bulunan bir kişi bulunuyorsa;

• “Dear Madam - Sayın Hanımefendi”
• “Dear Sir - Sayın Beyefendi”
• “Dear Sir/Madam - Karşı tarafın cinsiyet bilinmiyorsa” kullanılabilir.

Belirli bir kurumda ilgilenecek kişinin kim olduğunu bilmeden bu kişinin sadece sahip olduğunuz mail adresi üzerinden iletişim kuracaksanız;

• “To whom it may concern - İlgili kişiye” kalıbı kullanılabilir.

Kişinin kadın veya erkek olduğunu biliyorsanız ve resmi bir iletişim kurulacak ise

• “Dear Mr. Mosby -Karşı taraf erkekse”
• “Dear Mrs. Mosby - Karşı taraf evli bir kadınsa” kullanılabilir.

Bilhassa iletişim kurulan kişinin kadın olması durumunda evli olup olmadığı konusunda bilginiz varsa veya yoksa

• “Dear Miss Mosby - Karşı taraf bekar bir kadınsa”
• “Dear Ms. Mosby - Karşı taraftaki kadının medeni durumu bilinmiyorsa” kalıpları kullanılabilir.

Son bir nokta olarak da samimi olduğunuz bir kişiye “Hello John -Merhaba John” şeklinde bir hitap kullanabilirsiniz. Eğer üstünde bulunduğunuz yani eğitmenleri ya da şefleri olduğunuz bir gruba sesleniyorsanız, “Hey Class - Selam Sınıf” veya “Hey Crew – Hey Ekip” gibi bir ifade ile hitap edebilirsiniz.

İngilizce Mail İçin Konu Satırı Kullanımı

Türkçe mail hazırlarken kısa bir ifade ile hazırladığımız konu satırı sayesinde mailin amacını ifade ettiğimiz gibi İngilizce mail hazırlarken de mail amacı doğru bir şekilde ifade edilmelidir. Bu noktada mutlaka kısaca bir cümle ile amaca değinmek yeterli olacaktır.

Bu konuda kullanılabilecek kalıplara bakılırsa;

• “I am contacting you to apply for… - …'ya başvurmak için sizinle iletişim kuruyorum.”
• “I am writing to you about… - size … konusunda yazıyorum.”
• “We are writing to you regarding… - Size … konusunda yazıyoruz.”
• “I am writing to you on behalf of … - Size …'yı temsilen yazıyorum.”
• “We are writing to you in connection with … - … ile bağlantılı olarak sizinle görüşmek istiyoruz.”
• I am attaching … - gerekli dosyaları mail ekinde yolluyorum.”
• “I am writing to tell you about… - … hakkında görüşmek için size yazıyorum.”

İngilizce Mail İçin İçerik Talepleri Nasıl İfade Edilir?

Genellikle mail içeriklerinde belirli bir talep yer alır ve bu talep bazen direkt olarak bir belge bazen bir cevap olabilir. Bu noktada da belirli kalıplar sayesinde örnek olarak “Could you fax me …?” ifadesi kullanıldığında, “…  belgesini bana fakslar mısınız?” gibi bir soru ortaya çıkacaktır. 

Eğer direkt olarak bir ürün veya fiziki bir şey istiyorsanız, “I would like to ...” gibi bir kalıp ile başlayarak, “ … istiyorum” gibi bir ifade kullanmış olursunuz. Bu konuda farklı örnekler de yer almak ile birlikte

• “Please review the attached catalog” ifadesi ile ekteki kataloğun incelenmesini rica edebilirsiniz.
• “Its our intention that …” ifadesi ile giriş gerçekleştirirseniz; “Niyetimiz …” ifadesi anlatılmış olacaktır.
• Bir fiyat talebiniz bulunuyorsa, “What is your current price for …?” ifadesini kullandığınızda, “... güncel liste fiyatı nedir?” gibi bir soru sormuş olursunuz.

İngilizce Maillerde Bilgilendirme Kısmı Nasıl Yazılır?

İngilizce maillerde eğer karşı tarafa bir bilgilendirme sunmak istiyorsanız, yine benzer kalıplar kullanarak kolaylık elde edebilirsiniz. Örnek olarak “I would like to inform you about …” gibi bir ifade sayesinde “Size ... konusunda bilgi vermek için yazıyorum” şeklinde bir bilgilendirme sağlanabilir. 

Farklı ifadelere bakılırsa, örneğin yine “We are sorry to inform you about …” ifadesi sayesinde “Üzülerek bildiriyoruz ki …” gibi bir anlam elde edilecektir. Yine diğer kalıplara bakılırsa;

• “Please be aware that …” ifadesi ile “… ‘dan bilginiz olsun” gibi bir anlam elde edilir.
• “I am blessed to inform you that…” ifadesi sayesinde de “Size sevinerek bildiriyorum ki …” gibi bir bildirim sağlanabilir.

İngilizce Maillerde Onaylama Kalıpları

İngilizce mail yazarken özellikle gelen maillere cevap niteliğinde onay vermek istiyorsanız, yine belirli kalıplar kullanabilirsiniz. Örneğin en sık kullanılan kalıplardan biri olarak; “Your request for … has been approved” kalıbı sayesinde “… için yaptığınız talep onaylandı” cevabı verebilirsiniz.

Öte yandan “We would like to confirm that …” kalıbını kullandığınızda da “Onaylamak isteriz ki…” ifadesi ortaya çıkacaktır. Şahsi olarak gerçekleştirdiğimiz görüşmelerde de bizzat onayladığınızı ifade etmek için “Onaylarım ki …”  anlamında  “I am writing to confirm that …” kalıbını kullanabilirsiniz.

İngilizce Mail İçin Acil Cevap Talep Kalıpları

Bazı görüşmelerin an içerisinde hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesi gerekebilir. Bu durumda karşı tarafa yazdığınız İngilizce mailde uygun bir dil kullanarak, acil bir şekilde dönüş yapılmasını isteyebilirsiniz. 

Örnek olarak “Please reply as soon as possible for…” kalıbı sayesinde “… konusunda lütfen hızlı dönün” ifadesi sağlanmış olacaktır.

Farklı bir örnekte “I would be grateful if you would answer me as soon as possible” kalıbı ile birlikte de “Eğer çok hızlı şekilde cevap verirseniz, mutlu olurum” ifadesi ile bildirim yapmış olursunuz. 

İngilizce Mail İçin Son Mesaj Kalıpları

Aslında bu kalıplar e-mail kapanış kalıbı olarak Türkçede de son mesaj şeklinde kullandığımız kalıplardır. Bu noktadaki ifadelere de liste halinde bakarsak;

• “If you need assistance, please contact me - Eğer yardıma ihtiyaç duyarsanız benimle iletişime geçebilirsiniz.”
• “Please contact me at the address below. - Benimle aşağıdaki adresten iletişim kurabilirsiniz.”
• “If you are still having any difficulties with the point in question, please send me e-mail. - Mevzubahis problemi yaşadığınız durumda lütfen bana mail yollayın.”
• “Please contact me on my direct telephone number. - Benimle direkt telefon numaram üzerinden iletişime geçebilirsiniz.”

İngilizce Maillerde Kullanılabilecek Teşekkür Kalıpları

Elbette son noktada İngilizce mail hazırlarken de bir teşekkür kalıbı kullanarak maili kapatabilirsiniz. Bu konuda da çok basit bir şekilde “Respectfully” gibi bir ifade sayesinde “Saygılarımla” ya da “Thanks in advance” ifadesi ile “Şimdiden teşekkürler” anlamı oluşturabilirsiniz. 

Farklı ifadelere bakılırsa, “Your cordially” ifadesi sayesinde “En derin saygılarımla” veya “Best regards” ifadesi sayesinde “Saygı ve sevgilerimle” gibi bir kapanış yapabilirsiniz. 

Karşı kişiden bir yardım almış iseniz kapanış için “Thank for your asistance” ifadesini kullanarak, “Yardımınız için teşekkürler” demiş olacaksınız. Benzer şekilde “Thanks for your help about the issue” kalıbı sayesinde de “Bu konu açısından yardımınız için teşekkür ederim” ifadesi ortaya çıkar. 

Sizden daha üst noktada bulunan ve size belirli konularda eğitim vermek için mail iletişimi kurduğunuz kişilere “Your student” ifadesi kullanarak öğrenciniz anlamını sağlayacağınız gibi “King regards” ifadesi sayesinde de “En içten dileklerimle” kapanışı yapmış olursunuz.

İngilizce Mail İçin Örnekler

Bahsedilen ifadeler ile birlikte bir iki farklı örnek sayesinde İngilizce mail örneklerine göz atabiliriz. İlk örnek olarak;

Dear Mr. Kelvin,

My name is Derek Addison. I am contacting you to apply for the site editor listed on Atak Domain. You could find my resume in attached for review.

Yours Faithfully,

Derek Addison

Türkçesi

Sayın Kelvin,

Adım Derek Addison. Atak Domain’de yayınladığınız site editörü pozisyonuna başvuruda bulunmak için sizinle iletişime geçmekteyim. Mail ekinde değerlendirmeniz için özgeçmişimi bulabilirsiniz.

Saygılarımla.

(Derek Addison)

Farklı bir İngilizce mail örneğine bakılırsa;

Dear Mrs. Gordon,

This e-mail was sent to inform you that I resigned from my Computer Engineer position at Atak Domain on Wednesday, February 10, 2021. My last employment day will be Wednesday, February 24, 2021. This e-mail contains the officially required two-week notice period.

Working in your institution has always been valuable and enjoyable.

With my deepest regards,

Rick Harvest

Türkçesi

Sayın Gordon,

Bu e-posta, Atak Domain'deki Bilgisayar Mühendisliği görevimden 10 Şubat 2021 Çarşamba günü istifa ettiğimi size bildirmek için gönderilmiştir. Son istihdam günüm 24 Şubat 2021 Çarşamba olacaktır. Bu e-posta resmi olarak gerekli olan iki haftalık ihbar süresini içermektedir.

Kurumunuzda çalışmak her zaman değerli ve zevkli olmuştur.

En derin saygılarımla,

Rick Harvest